一、招標文件的內容及作用

 

招標文件是由招標人或招標代理機構根據擬招標項目的特點和需要編制的，向投標人表明招標意向和要求的書面法律文件。關于招標文件的內容《中華人民共和國招 投標法》第十九條規定"招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性要求和條件，以及擬簽訂合同的 主要條款"。《政府采購貨物和服務招投標管理辦法》第十八條規定"招標文件包括以下內容：（1）投標邀請；（2）投標人須知（包括密封、簽署、蓋章要求 等）；（3）投標人應當提交的資格、資信等證明文件；（4）投標報價要求、投標文件編制要求和投標保證金交納方式；（5）招標項目的技術規格、要求和數 量，包括附件、圖紙等；（6）合同主要條款及合同簽訂方式；（7）交貨和提供服務的時間；（8）評標方法、評標標準和廢標條款；（9）投標截止時間、開標 時間及地點；（10）省級以上財政部門規定的其他事項"。

 

招標文件的作用主要表現在（1）是招標人或招標代理人組織招投標活動的依據；（2）投標人編制投標活動的依據；（3）評標委員會評標的依據；（4）招投標 監督管理機構監管的參考資料；（5）擬定合同的基礎（6）審計機關進行招標過程監督的重要依據。招標文件是投標工作的指南，一旦發售，對當事人具有共同的 約束力，不能隨意更改。招標文件存在的問題將對招標的組織、投標文件的編制、評標等工作產生不利影響，關乎招投標的結果。同時招標文件除了對招投標活動作 程序性規定外，還對技術指標、評標方法和標準、主要合同條款等提出了要求，它的作用已超出招投標活動本身，延伸到合同履行的全過程。

 

二、招標文件編制過程中存在的問題

　　通過對招投標環節的審計，發現不同組織的招標文件不盡相同，同一組織的不同招標項目的招標文件也不盡相同，但歸納起來主要有以下幾種類型。

 

（1）時間安排緊，要求投標響應的時間短。有些招投標項目從立項、組織招標到履行合同，時間安排倉促。招標公告的時間達不到法定最低時限要求，在廣大潛在投標人不知道的情況下倉促進行，限定合同履行時間太短，外地投標人根本無法響應。

 

（2）招標公告發布媒體范圍有限。有些招投標項目僅在一些知名度不高的媒體上發表招標公告，有些招標項目不上網發布，導致一些潛在投標人因不知道項目的存在無法參與投標競爭。

 

（3）提前內定中標人，按照準中標人的資格條件設定準入標準，設置不合理條件限排斥或限制其他潛在投標人的參與。

 

（4）招標方式的選擇不符合規定，評標方法和評標標準模糊不清。打著公開招標的名義行邀請招標或競爭性談判之實。招標文件中沒有明確的評標方法，或簡單的標明"綜合評估法"，但評標標準和評價因素不明確。

 

（5）擬簽訂的合同的主要條款不完整。對于采用標準文本的招標項目，其通用條款部分一般比較完整，但針對具體項目特點的專用條款卻存在規定不清，特別對于項目如何進行結算部分的條款沒有詳細規定，影響到該項目的合同履行和結算審計的開展。

 

（6）存在文字表述不恰當、語言不流暢、邏輯混亂等現象，在行文中不正確使用專業術語，意思表達不清晰。

 

三、招標文件編制過程存在的問題產生的原因

 

對于以上存在的問題產生的原因是多方面的，主要有以下幾個方面。

 

（1）招標編制單位法律意識淡薄，未嚴格按照招投標法的有關規定嚴格編制招標文件。

 

（2）招標編制單位工作計劃性不強，一旦上級安排項目，為使項目盡快上馬，匆匆組織項目招標，忽略了項目招標過程固有的規律。

 

（3）為達到非法目的，設定目標中標人，設置阻礙其他潛在投標人參與投標的資格條件和標準。

 

（4）對招標的項目缺乏了解，市場考察不足，在招標過程中為以后項目的變更埋下伏筆。

 

（5）在招標文件編制過程中與相關各方的溝通了解不夠，信息不暢。

 

（6）招標文件編制人員文字水平不高，對文字的駕馭能力尤其是專業術語的使用能力不高，導致招標文件存在的一些文字錯誤和語言邏輯問題。

 

四、解決招標文件編制過程中存在問題的對策建議

 

（1）切實加強招標編制隊伍建設，提高人員素質

 

人才是一個組織能達到目標的關鍵因素。招標文件編制存在問題的關鍵在招標工作人員，各招標編制單位應切實重視人才培養，將勝任招標文件編制的人員調整到招 標文件編制崗位；加大崗位培訓力度，聘請有關專家學者進行定期培訓，提高招標工作人員的招標文件編制能力。在單位內部要形成一套行之有效的獎懲制度，對編 制能力強的工作人員要大膽提拔使用，形成人人比學趕超的良好氛圍。

 

（2）建立項目招標文件編制的溝通機制和復核制度

 

招標文件編制單位要搭建溝通平臺，在項目文件編制初期，要與其他相關部門進行充分的溝通，充分了解項目的背景，內容和演變規律。根據溝通結果不斷調整招標 文件，同時要建立復核審簽制度。招標文件編制出來以后要經過復核組的復核，盡可能讓招標文件能夠準確全面的反映項目的實際。

 

（3）建立特殊項目分析論證和市場調查制度，

 

對于一些特殊項目可以在招標前先進性專家論證，由于行業內專家了解行業的特點，潛在投標人的技術水平，通過他們的參與可以使招標文件在后續的招標過程中具 有可行性。在具體編制過程中可以進行市場考察，也可以通過網絡查詢、電話調查等手段充分掌握市場信息，使招標文件能夠切實發揮尋找最佳投標的作用。

 

（4）加大單位內部監督力度，切實防范審計風險

 

招標編制單位可建立相關內審機構，對招標文件的初稿針進行內部審計，通過合規性審計使招投標活動符合法律法規的要求；通過完整性審計保證招標文件內容的完 整和編制程序的完整；通過合理性審計使招標文件能夠最大限度體現投標人的合理意愿。內部審計的作用是為了防止外部審計介入時發現重大問題的風險，通過內部 審計將外部審計的風險降至最低，最大限度降低損失的發生。（作者：濰坊市審計局 張海濱 濱州市財政局 郎兆銀）